Externer Datenschutz­beauftragter

Die Kosten für einen externen Datenschutz- oder Informationssicherheits­beauftragten variieren je nach Unternehmensgröße, Branche und spezifischen Anforderungen.

Externer Datenschutzbeauftragter: Unsere Betreuung erfolgt in zwei Phasen – der projektbasierten Onboarding-Phase und der laufenden Betreuung. Die Kosten richten sich nach dem individuellen Bedarf und der internen Mitwirkungsmöglichkeit des Klienten. Für Unternehmen aus dem Mittelstand sind unsere Leistungen in der Regel deutlich kosteneffizienter als das Risiko eines Datenschutzverstoßes oder die Personalkosten eines internen Datenschutzbeauftragten mit vergleichbarer Expertise.

Externer Informationssicherheits­beauftragter: Die Kosten für einen externen Informationssicherheits­beauftragten hängen von verschiedenen Faktoren ab, darunter der Scope des ISMS, das gewählte Zertifizierungsniveau (z. B. ISO 27001, SiKat, VDA ISA, NIS2, DORA) sowie die internen IT-Sicherheitsressourcen. Für mittelständische Unternehmen liegen die jährlichen Kosten signifikant unter denen eines fest angestellten Informationssicherheits­beauftragten, bei gleichbleibend hoher Qualität und Effizienz.

Für jedes Unternehmen erstellen wir ein individuelles Angebot – maßgeschneidert auf den tatsächlichen Bedarf und die vorhandenen Ressourcen.

Wir unterstützen Unternehmen umfassend bei der Implementierung, Optimierung und Auditierung von Datenschutz- und Informationssicherheitsmanagementsystemen (DSMS & ISMS).

Unsere Leistungen im Überblick:

• Aufbau eines maßgeschneiderten DSMS oder ISMS – abgestimmt auf gesetzliche Anforderungen und internationale Frameworks.
• Integration in bestehende Managementsysteme – für ein integriertes Managementsystem (IMS) mit kombinierten Audits.
• Erstellung von Prozessdokumentationen – als solide Basis für Datenschutz- und Informationssicherheitsmanagementsysteme.
• Erstellung normativer Dokumente – inklusive Richtlinien, Arbeitsanweisungen und weiteren Vorgaben für eine normgerechte Umsetzung.
• Durchführung interner Audits – zur Bewertung und Optimierung bestehender Sicherheitsmaßnahmen.
• Lieferantenaudits – zur Überprüfung und Sicherstellung der Compliance innerhalb der Lieferkette.
• Audit-Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung – für erfolgreiche Third-Party Audits und Zertifizierungen.

Unsere Leistungen sind darauf ausgerichtet, Unternehmen sicher und effizient durch die Anforderungen von Datenschutz und Informationssicherheit zu navigieren.

Ob Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen muss, hängt von den Anforderungen der DSGVO und des BDSG ab. Diese Gesetze definieren klare Bestellpflichten – doch nicht jedes Unternehmen ist davon betroffen.

Ein zentraler Bestandteil unserer Beratung ist die Klärung dieser Frage. In vielen Fällen stellen wir fest, dass keine gesetzliche Bestellpflicht besteht. In solchen Fällen passen wir unsere Unterstützung entsprechend an – individuell, bedarfsgerecht und kosteneffizient.

Unsere Klienten durchlaufen zwei zentrale Phasen:

1. Onboarding – Aufbau des passenden Managementsystems
   In dieser ersten Phase erfassen wir detailliert den individuellen Bedarf und etablieren ein maßgeschneidertes Managementsystem für Datenschutz (DSMS) und/oder Informationssicherheit (ISMS).
2. Laufende Betreuung als externer Datenschutz- und/oder Informationssicherheitsbeauftragter
   Nach der erfolgreichen Implementierung übernehmen wir die kontinuierliche Betreuung, unterstützen bei der Einhaltung regulatorischer Anforderungen und begleiten Audits sowie Optimierungsmaßnahmen.

So stellen wir sicher, dass Datenschutz und Informationssicherheit nicht nur einmalig umgesetzt, sondern nachhaltig gelebt werden.

Datenschutzverstöße können schnell teuer werden – sei es durch Bußgelder, Reputationsverluste oder aufwendige Nachbesserungen. Besonders kritisch sind dabei folgende Fehler:

Mitarbeiterbedingte Vorfälle:

• Unsachgemäße Entsorgung von Daten oder Dokumenten mit personenbezogenen Informationen
• Mangelndes Bewusstsein für Datenschutz, das zu unbewussten Verstößen führt

Prozessuale Defizite:

• Fehlendes oder unzureichendes Incident-Response-Management
• Keine regelmäßigen Datenschutz-Schulungen für Mitarbeitende
• Verspätete oder nicht erfolgte Meldung von Datenpannen an Aufsichtsbehörden
• Unzureichende Einwilligungsmanagement-Prozesse
• Fehlende oder unklare Prozesse zur Wahrnehmung von Betroffenenrechten

Compliance-Verstöße:

• Unvollständige oder fehlende Datenschutzerklärungen
• Rechtlich fehlerhafte oder nicht transparente Einwilligungserklärungen
• Fehlende Rechtsgrundlagen für bestimmte Datenverarbeitungen
• Nicht konforme Cookie-Banner und fehlerhafte Tracking-Implementierungen
• Unzulässige Datenübermittlung in Drittländer ohne ausreichende Schutzmaßnahmen

Cloud- & Remote-Arbeit spezifische Risiken:

• Unsichere Konfiguration von Cloud-Diensten, die zu Datenlecks führen können
• Ungesicherte Remote-Zugänge, die Hackern Tür und Tor öffnen

Ein wirksames Datenschutzmanagement beugt diesen Risiken vor – durch klare Prozesse, regelmäßige Schulungen und eine strukturierte Compliance-Strategie.

Wir begleiten Ihr Unternehmen umfassend auf dem Weg zur ISO 27001-Zertifizierung – von der ersten Entscheidung bis zur erfolgreichen Prüfung und dem ausgestellten Zertifikat. Unser strukturiertes Vorgehen stellt sicher, dass alle Anforderungen erfüllt und Ihre Prozesse optimal auf die Zertifizierung abgestimmt sind.

Unternehmen können auch ohne kostspielige Datenschutzmanagement-Software effizient arbeiten. Eine bewährte Alternative ist die Nutzung selbstkonfigurierter Dokumenten-Bibliotheken und Prozessdesign-Software auf Basis von Office-Suites wie M365 oder Google Workspace. Ergänzend stehen zahlreiche frei verfügbare Tools zur Verfügung, um technische und organisatorische Maßnahmen umzusetzen – etwa für Logging, Schwachstellenmanagement oder Passwortverwaltung. So lassen sich Datenschutzprozesse flexibel und kosteneffizient steuern.

Viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) unterschätzen die Risiken in der Informationssicherheit. Typische Schwachstellen sind:

• Unzureichender Schutz von Accounts – Schwache Zugangskontrollen und ungesicherte Accountverwaltung, z. B. im Active Directory
• Schwachstellen in der IT-Infrastruktur – Fehlende Sicherheitsmaßnahmen auf Servern, Netzwerken und Endgeräten
• Fehlende Netzsegmentierung – Ein flaches Netzwerk ermöglicht Angreifern ungehinderten Zugriff auf kritische Systeme
• Kaum abgesicherte Firewalls – Unzureichend konfigurierte oder zu weit geöffnete Firewalls bieten Angriffsflächen
• Kein sicheres Webgateway – Fehlender Schutz vor schädlichen Webinhalten und Phishing-Angriffen
• Fehlende XDR-Lösung – Keine umfassende Bedrohungserkennung und -abwehr über verschiedene IT-Bereiche hinweg
• Verzicht auf regelmäßige Recovery-Tests – Backups sind nutzlos, wenn sie im Ernstfall nicht funktionieren
• Geringe Redundanzen – Fehlende Ausfallsicherheiten erhöhen das Risiko von Betriebsunterbrechungen
• Überlastete IT-Administratoren – Zu wenig Personal für den effektiven Schutz und die Wartung der IT-Sicherheit

Ein proaktiver Sicherheitsansatz, klare Prozesse und gezielte Investitionen in IT-Sicherheit helfen KMUs, diese Schwachstellen zu minimieren.

Die Dauer einer Datenschutz-Analyse hängt von mehreren Faktoren ab – darunter Ihre Branche, der Umfang der Analyse und die Komplexität Ihrer IT-Architektur. Je nach Ausgangslage kann die Analyse innerhalb weniger Tage bis Wochen erfolgen. Wir passen den Prozess individuell an, um schnell und effizient belastbare Ergebnisse zu liefern.

COARTIFACT bietet Ihnen eine ganzheitliche Betreuung in Datenschutz und Informationssicherheit – aus einer Hand.

• Umfassende Expertise in beiden Bereichen – Wir vereinen Datenschutz und Informationssicherheit für eine integrierte Compliance-Strategie.
• Praktische Audit-Erfahrung – First-, Second- und Third-Party-Audits gehören zu unserem täglichen Geschäft.
• Branchenübergreifendes Know-how – Spezialisiert auf Medien, Energieversorgung, Logistik, Verkehr und Spezialchemie.
• Direkte Erreichbarkeit – Wir sind werktäglich für Sie da und stehen als verlässlicher Partner zur Seite.

Mit COARTIFACT erhalten Sie nicht nur Beratung, sondern einen Partner, der Datenschutz und Informationssicherheit effizient und praxisnah umsetzt.